ERP im Bestand: wann umstellen, wann nicht

Das ERP läuft seit vielen Jahren. Es wurde angepasst, erweitert und um Auswertungen ergänzt, die nur noch zwei Personen im Haus wirklich verstehen. Aufträge, Lager und Rechnungen funktionieren. Trotzdem wächst der Unmut: Der Vertrieb sieht Lieferzeiten nicht von unterwegs, der Onlineshop bekommt Bestände mit Verzögerung, und jede neue Auswertung dauert.

In dieser Lage entsteht schnell der Wunsch nach einem neuen System. Der Wunsch ist verständlich, aber er beantwortet die falsche Frage. Ein ERP-Wechsel bindet über lange Zeit die Menschen, die das Tagesgeschäft tragen. Er lohnt sich nur, wenn danach ein benennbares Problem gelöst ist, das sich anders nicht lösen lässt.

Erstens: Der Betrieb ist gefährdet. Der Hersteller pflegt die Version nicht mehr, Sicherheitsupdates bleiben aus, oder die nötige Hardware und das Betriebssystem sind am Ende. Dann ist Abwarten ein Risiko, das Sie benennen und terminieren müssen.

Zweitens: Das Wissen geht verloren. Wenn Anpassungen nur von einer Person oder einem einzelnen Dienstleister verstanden werden und niemand nachrückt, hängt Ihr Kernprozess an einem Arbeitsvertrag.

Drittens: Das Geschäftsmodell passt nicht mehr ins System. Wer vom Produktverkauf zu Service, Miete oder Projektgeschäft wechselt, mehrere Gesellschaften führt oder neue Länder bedient, stößt an Grenzen im Datenmodell. Solche Grenzen lassen sich mit Zusatzprogrammen nur eine Zeit lang umgehen.

Eine veraltete Oberfläche ist ärgerlich, aber kein Grund für einen Systemwechsel. Dasselbe gilt für fehlende Auswertungen, für den Wunsch nach mobilen Zugriffen und für einzelne Schnittstellen. Diese Aufgaben lassen sich in vielen Fällen neben dem ERP lösen: mit einer Datenschicht für Berichte, mit einem Portal für Vertrieb und Kunden, mit sauber gebauten Schnittstellen.

In Projekten sehen wir häufig, dass ein großer Teil der Beschwerden über das ERP in Wahrheit die Stammdaten betrifft. Doppelte Artikel, uneinheitliche Kundennamen und fehlende Pflichtfelder ziehen in jedes neue System mit um. Wer sie vorher nicht ordnet, bezahlt die Umstellung und behält das Problem.

• Oberfläche und Bedienung: meist über eine vorgelagerte Anwendung lösbar
• Berichte und Kennzahlen: meist über eine getrennte Auswertungsschicht lösbar
• Anbindung von Shop, Portal oder CRM: eine Frage der Schnittstellen, nicht des Kernsystems
• Datenqualität: eine Frage der Pflege und der Verantwortung

Zwischen „alles neu“ und „alles lassen“ liegt ein Weg, der im Mittelstand oft der vernünftigste ist. Das ERP bleibt das maßgebliche System für Aufträge, Bestände und Buchungen. Alles, was mit Menschen außerhalb der Auftragsbearbeitung zu tun hat, wandert in eigene Anwendungen: Kundenportal, Vertriebsansicht, Auswertungen, Freigaben.

Dieser Weg hat eine Voraussetzung: Das ERP muss Daten verlässlich herausgeben und Rückmeldungen annehmen. Ob das über eine Programmierschnittstelle, über Datenbanksichten oder über regelmäßige Exporte geschieht, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass der Austausch beschrieben, überwacht und bei Fehlern sichtbar ist.

Ein Nebeneffekt: Wenn später doch ein Wechsel ansteht, hängen Portal, Shop und Auswertung bereits an einer Schnittstelle und nicht am alten System. Die Umstellung wird kleiner, weil sie nur noch den Kern betrifft.

Eine Entscheidung über das ERP braucht keine hundert Seiten Lastenheft. Sie braucht eine ehrliche Bestandsaufnahme: welche Prozesse im System laufen, welche daneben in Tabellen und E-Mails, welche Anpassungen es gibt und wer sie versteht, welche Systeme angebunden sind und wie.

Wenn diese Übersicht steht, ist die Antwort oft klarer als erwartet. Wenn ein Risiko für den Betrieb besteht, dann wird umgestellt, und zwar mit festem Termin. Wenn das Risiko fehlt, dann wird zuerst entlastet und geordnet. Beides sind Entscheidungen. Nur das Aufschieben ohne Prüfung ist keine.