Erst die Stammdaten, dann die KI
Wer Auskünfte automatisieren will, braucht Daten, denen er selbst traut. Im Mittelstand ist das die eigentliche Aufgabe.
Das Muster hinter vielen gescheiterten Vorhaben
Ein Unternehmen führt einen Onlineshop ein, und die Produktseiten bleiben lückenhaft. Ein Kundenportal zeigt Lieferzeiten, denen der Innendienst selbst nicht glaubt. Ein KI-Assistent beantwortet Fragen zu Produkten und nennt Maße, die seit zwei Katalogen nicht mehr stimmen.
In allen drei Fällen arbeitet die neue Anwendung richtig. Sie zeigt nur, was in den Daten steht. Solange Menschen die Daten lesen, gleichen sie Lücken mit Erfahrung aus. Eine Anwendung kann das nicht.
Welche Daten gemeint sind
Stammdaten sind die Angaben, die sich selten ändern und in vielen Vorgängen gebraucht werden: Artikel mit Bezeichnung, Maßen, Varianten und Zubehör, Kunden mit Anschriften und Ansprechpersonen, Lieferanten, Preise, Stücklisten. Sie entstehen meist im ERP, werden aber in Katalog, Shop, Angebot und Service weiterverwendet.
- Eindeutig: ein Artikel, ein Kunde, ein Datensatz
- Vollständig: die Pflichtangaben sind gefüllt
- Einheitlich: gleiche Schreibweise, gleiche Einheiten
- Aktuell: es ist bekannt, wer wann geändert hat
Typische Mängel und ihre Wirkung
| Mangel | Wirkung im Alltag | Wirkung in Shop, Portal oder KI |
|---|---|---|
| Doppelte Kunden | Umsätze verteilen sich auf mehrere Datensätze | falsche Konditionen, doppelte Ansprache |
| Freitext statt Feld | Angaben sind nur für Menschen lesbar | Filter und Suche finden nichts |
| Uneinheitliche Einheiten | Rückfragen vor jeder Bestellung | falsche Auskünfte zu Maßen und Mengen |
| Fehlende Texte und Bilder | Vertrieb erklärt am Telefon | leere Produktseiten, schwache Antworten |
| Ungeklärte Zuständigkeit | jeder korrigiert in seiner Kopie | mehrere Fassungen derselben Angabe |
Pflege ist eine Frage der Zuständigkeit
Datenqualität wird oft als einmaliges Aufräumen verstanden. Ein Aufräumen ohne geänderte Abläufe hält nicht lange, weil die Ursachen bleiben: Artikel werden unter Zeitdruck angelegt, Pflichtfelder lassen sich umgehen, und niemand fühlt sich zuständig.
Wirksam sind drei einfache Regeln. Jede Art von Daten hat eine verantwortliche Rolle. Jede Angabe hat genau ein System, in dem sie gepflegt wird, alle anderen beziehen sie von dort. Und neue Datensätze entstehen über eine Maske, die Pflichtangaben erzwingt.
Wo KI bei der Pflege hilft
KI ist nicht nur Nutznießer guter Daten, sie kann auch bei der Pflege helfen. Sprachmodelle erkennen wahrscheinliche Dubletten, schlagen einheitliche Schreibweisen vor, lesen Angaben aus Datenblättern und schreiben Entwürfe für fehlende Produkttexte.
Die Bedingung ist dieselbe wie überall: Eine fachkundige Person prüft die Vorschläge, bevor sie in das maßgebliche System gelangen. Wenn diese Prüfung geregelt ist, dann wird aus einer Aufgabe, die niemand übernehmen wollte, eine Aufgabe, die sich neben dem Tagesgeschäft bewältigen lässt.
Die Reihenfolge entscheidet
Wenn ein Vorhaben mit Shop, Portal oder KI ansteht, dann planen Sie die Datenarbeit als ersten Abschnitt ein und nicht als Begleitaufgabe. Sie ist der Teil, der im Haus geleistet werden muss und den kein Dienstleister vollständig abnehmen kann. Dafür zahlt sie auf jedes weitere Vorhaben ein: Geordnete Daten braucht jede Anwendung, die danach kommt.