KI im Tagesgeschäft: wo sie im Mittelstand heute Arbeit abnimmt
Die Frage ist nicht mehr, ob Ihre Mitarbeitenden KI nutzen. Die Frage ist, ob sie es nach Ihren Regeln tun.
Viele Beschäftigte nutzen KI bereits
Sprachmodelle sind frei verfügbar, und viele Beschäftigte nutzen sie bereits: für E-Mails, Übersetzungen, Zusammenfassungen. Das geschieht oft ohne Wissen der Leitung und ohne Regel, welche Inhalte eingegeben werden dürfen.
Für die Geschäftsführung folgt daraus eine nüchterne Aufgabe. Sie muss nicht entscheiden, ob KI im Unternehmen ankommt. Sie muss entscheiden, in welchen Bahnen das geschieht, mit welchen Werkzeugen und für welche Aufgaben.
Aufgaben, die sich eignen
Geeignet sind Aufgaben mit drei Merkmalen: Sie kommen häufig vor, sie bestehen aus Sprache, und das Ergebnis lässt sich von einer fachkundigen Person schnell prüfen. Unter diesen Bedingungen spart KI Zeit, ohne dass Fehler unbemerkt bleiben.
- Eingehende Anfragen lesen, einordnen und an die zuständige Stelle geben
- Besprechungen und Telefonate zusammenfassen, Aufgaben daraus ableiten
- Angebots- und Antwortentwürfe aus Vorlagen und Kundendaten vorbereiten
- In Handbüchern, Normen und früheren Vorgängen suchen
- Produkttexte und Übersetzungen als Entwurf erstellen
- Angaben aus Bestellungen, Lieferscheinen und Formularen herauslesen
Aufgaben, die sich nicht eignen
Nicht geeignet sind Aufgaben, bei denen ein Fehler teuer ist und nicht auffällt. Dazu gehören verbindliche Auskünfte zu Preisen, Lieferterminen und technischen Zusagen ohne Prüfung durch einen Menschen. Ein Sprachmodell formuliert auch dann überzeugend, wenn der Inhalt nicht stimmt.
Ebenfalls ungeeignet sind Entscheidungen über Menschen, etwa in der Personalauswahl, solange die rechtlichen Anforderungen nicht geklärt sind. Hier gelten besondere Vorgaben, die im Einzelfall zu prüfen sind.
Drei Stufen des Einsatzes
| Stufe | Was geschieht | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Assistenz am Arbeitsplatz | Mitarbeitende nutzen ein freigegebenes Werkzeug für eigene Aufgaben | Regel zu erlaubten Inhalten, kurze Einweisung |
| Eingebaut in einen Vorgang | KI bereitet einen Schritt vor, ein Mensch gibt frei | beschriebener Vorgang, Zugriff auf die nötigen Daten |
| Selbstständige Abläufe | KI erledigt mehrere Schritte und meldet das Ergebnis | verlässliche Daten, Protokoll, klare Grenzen und Stichproben |
Was wir aus der eigenen Arbeit wissen
Als Agentur, die selbst mit KI arbeitet, machen wir zwei Beobachtungen. Die erste: Der Nutzen hängt weniger am Modell als an dem, was man ihm mitgibt. Ein Entwurf wird brauchbar, wenn das Modell Vorgaben, Beispiele und den Stand des Vorgangs kennt. Ohne diese Angaben entsteht glatter Text ohne Bezug zum Unternehmen.
Die zweite: Freigabe ist keine Formalie. Jeder Entwurf, der das Haus verlässt, wird von einer Person gelesen, die den Kunden und die Sache kennt. Das kostet Zeit, aber weniger als das Schreiben, und es hält die Verantwortung dort, wo sie hingehört.
Der nächste Schritt für Ihr Unternehmen
Wenn in Ihrem Haus bereits mit KI gearbeitet wird, dann beginnen Sie mit den Regeln und einem freigegebenen Werkzeug. Wenn noch nicht, dann wählen Sie eine Aufgabe aus der Liste oben, die in einer Abteilung täglich anfällt, und erproben Sie sie mit den Menschen, die sie heute erledigen. In beiden Fällen gilt: Erst wenn eine Aufgabe zuverlässig läuft, kommt die nächste.
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Häufige Fragen
Müssen Mitarbeitende für den Einsatz von KI geschult werden?
Eine Einweisung ist sinnvoll: Was das Werkzeug kann, wo es irrt, welche Inhalte tabu sind. Welche Pflichten sich darüber hinaus aus der EU-KI-Verordnung ergeben, ist für Ihr Unternehmen im Einzelfall zu prüfen.
Wer ist für Fehler verantwortlich, die ein Sprachmodell macht?
Im Verhältnis zu Ihren Kunden das Unternehmen, das die Auskunft gibt oder die Leistung erbringt. Deshalb gehört zu jedem Einsatz eine Prüfung durch eine fachkundige Person.
Wie erkennen wir, ob sich der Einsatz lohnt?
An einer Beobachtung, die Sie vorher festlegen, etwa an der Zeit bis zur ersten Antwort auf eine Anfrage oder an der Zahl der Rückfragen. Ohne diese Festlegung bleibt der Nutzen eine Meinung.