Wie richtet man Redaktionsabläufe in Drupal ein?
Wer schreibt, wer prüft, wer veröffentlicht: Ein Ablauf im System ersetzt die Abstimmung per E-Mail.
Was ist ein Redaktionsablauf?
Ein Redaktionsablauf legt fest, welche Stationen ein Inhalt bis zur Veröffentlichung durchläuft und wer ihn von einer Station zur nächsten bringen darf. In Drupal besteht er aus drei Teilen: Zustände, Übergänge und Rollen.
Ein Zustand beschreibt, wo ein Inhalt steht, etwa Entwurf oder veröffentlicht. Ein Übergang führt von einem Zustand in den nächsten. Eine Rolle bündelt die Rechte einer Aufgabe. Je Übergang wird festgelegt, welche Rolle ihn auslösen darf.
Mit und ohne Ablauf
| Vorgang | Ohne Ablauf | Mit Ablauf im System |
|---|---|---|
| Entwurf abstimmen | Text per E-Mail, Änderungen im Anhang | Entwurf im System, Prüfung an der echten Seite |
| Freigabe | mündlich oder per E-Mail | Übergang durch eine berechtigte Rolle |
| Veröffentlichte Seite ändern | Änderung ist sofort sichtbar | neue Fassung wartet, laufende bleibt online |
| Nachvollziehen | Suche im Postfach | Revisionen mit Person und Zeitpunkt |
In fünf Schritten zum Ablauf
Heutigen Weg aufschreiben
Einen echten Inhalt von der Idee bis zur Veröffentlichung verfolgen und jede Station notieren.
Zustände festlegen
Der mitgelieferte Ablauf kennt Entwurf, veröffentlicht und archiviert. Ergänzen Sie nur Zustände, an denen wirklich jemand etwas tut.
Rollen nach Aufgaben bilden
Zum Beispiel Autorin, Prüfer, Chefredaktion. Eine Person kann mehrere Rollen haben.
Übergänge zuordnen
Je Übergang festlegen, welche Rolle ihn auslöst. Wer schreibt, gibt in der Regel nicht selbst frei.
Erproben und kürzen
Nach einigen Wochen prüfen, welche Stufe Inhalte aufhält, ohne sie zu verbessern.
Wie viele Stufen sinnvoll sind
Jede Stufe verlängert den Weg. Ein Ablauf mit fünf Prüfungen führt dazu, dass Inhalte liegen bleiben oder dass die Prüfung zur Formsache wird. Für die meisten Inhalte genügen zwei Personen: eine schreibt, eine gibt frei.
Unterscheiden Sie nach Art des Inhalts. Eine Meldung braucht einen kurzen Weg. Eine Seite mit rechtlichen Aussagen oder Preisen verträgt eine zusätzliche Prüfung. Drupal erlaubt verschiedene Abläufe je Inhaltstyp.
Regeln Sie auch die Vertretung. Ein Ablauf, in dem nur eine Person freigeben darf, steht still, wenn sie im Urlaub ist. Jede Rolle sollte mit mindestens zwei Personen besetzt sein.
Was am Ende zählt
Ein Ablauf im System wirkt nur, wenn er den tatsächlichen Weg abbildet. Beginnen Sie mit dem mitgelieferten Ablauf, ergänzen Sie eine Prüfung und beobachten Sie, ob die Redaktion ihn nutzt. Wird weiter per E-Mail abgestimmt, ist der Ablauf zu umständlich.
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Häufige Fragen
Gelten Abläufe auch für Übersetzungen?
Ja. Jede Sprachfassung hat einen eigenen Zustand. Das Original kann veröffentlicht sein, während die Übersetzung noch geprüft wird.
Kann eine Veröffentlichung geplant werden?
Ja, mit einem Zusatzmodul. Ein freigegebener Inhalt erscheint dann zu einem festgelegten Zeitpunkt.
Lassen sich mehrere Änderungen gemeinsam veröffentlichen?
Ja. Mit Arbeitsbereichen bereitet die Redaktion mehrere Inhalte vor und veröffentlicht sie in einem Schritt, etwa zum Start einer Kampagne.