Die gewachsene Systemlandschaft ordnen, ohne den Betrieb anzuhalten

Am Anfang steht ein ERP oder eine Warenwirtschaft. Dann kommt eine Website hinzu, später ein Shop, ein Werkzeug für Newsletter, ein CRM für den Vertrieb, eine Zeiterfassung, ein Dokumentenarchiv. Jede dieser Entscheidungen war zu ihrer Zeit vernünftig. Jede wurde von einer anderen Abteilung getroffen, mit einem anderen Dienstleister und einem anderen Ziel.

Zwischen den Systemen entstehen Verbindungen: eine Schnittstelle hier, ein nächtlicher Export dort, an vielen Stellen ein Mensch, der Angaben von einem Bildschirm in den anderen überträgt. Hinzu kommen die Tabellen, die Lücken füllen. Nach einigen Jahren kennt niemand mehr das ganze Bild.

Das ist kein Versäumnis, sondern der Normalfall. Schwierig wird es, wenn ein neues Vorhaben ansteht, das mehrere Systeme berührt: ein Kundenportal, ein Shop für Geschäftskunden, der Einsatz von KI im Service. Dann zeigt sich, dass die Landschaft vor dem Vorhaben geordnet werden muss.

Eine Bestandsaufnahme beginnt nicht im Serverraum, sondern bei den Vorgängen. Verfolgen Sie einen Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung und notieren Sie an jeder Station, in welchem System gearbeitet wird, welche Angaben dort entstehen und wie sie zur nächsten Station gelangen.

Dabei tauchen Systeme auf, die in keiner Liste der IT stehen: die Tabelle der Disposition, das Postfach, in dem Bestellungen eingehen, die Datenbank, die ein früherer Mitarbeiter gebaut hat. Gerade diese Stationen sind wichtig, weil sie zeigen, wo die offiziellen Systeme nicht genügen.

• Welche Systeme gibt es, wer nutzt sie, wer betreut sie?
• Welche Angaben entstehen in welchem System?
• Wie gelangen Angaben von einem System ins andere: Schnittstelle, Export oder von Hand?
• Welche Anpassungen wurden vorgenommen, und wer versteht sie?
• Welche Verträge, Laufzeiten und Pflegezusagen bestehen?

Das wichtigste Ergebnis der Bestandsaufnahme ist eine schlichte Zuordnung. Für jede Art von Angabe wird festgelegt, welches System sie pflegt. Alle anderen Systeme beziehen sie von dort und ändern sie nicht.

Diese Festlegung klingt selbstverständlich und ist es selten. In Projekten sehen wir häufig, dass Kundenanschriften in ERP, CRM und Shop getrennt gepflegt werden und nach einiger Zeit in drei Fassungen vorliegen. Die Frage, welche Fassung gilt, lässt sich dann nur noch im Einzelfall beantworten.

Wenn die Zuordnung steht, ergibt sich daraus, welche Verbindungen gebraucht werden. Nicht jede muss in Echtzeit arbeiten. Für Bestände im Shop kann ein Abgleich in kurzen Abständen nötig sein, für Produkttexte genügt oft ein täglicher Lauf.

Wichtiger als die Geschwindigkeit ist die Überwachung. Eine Schnittstelle, die still ausfällt, richtet mehr Schaden an als eine fehlende, weil sich alle auf sie verlassen. Jede Verbindung braucht deshalb eine Meldung im Fehlerfall und eine Person, die diese Meldung erhält.

Für die Umsetzung gibt es mehrere Wege: direkte Verbindungen zwischen zwei Systemen, eine zentrale Stelle, über die alle Daten laufen, oder Werkzeuge zur Automatisierung von Abläufen. Bei wenigen Systemen sind direkte Verbindungen überschaubar. Mit jeder weiteren Anwendung wächst die Zahl der Verbindungen, und eine zentrale Stelle wird sinnvoll.

Mit dem Bild der Landschaft lassen sich die Systeme einzeln bewerten. Für jedes gibt es drei Möglichkeiten. Ein System wird behalten, wenn es seine Aufgabe erfüllt, gepflegt wird und Daten austauschen kann. Es wird abgelöst, wenn die Pflege endet, das Wissen fehlt oder die Aufgabe nicht mehr passt. Es wird mit einem anderen zusammengelegt, wenn zwei Systeme dieselbe Aufgabe erfüllen.

Bei dieser Bewertung zählt nicht das Alter eines Systems. Ein zwanzig Jahre altes ERP, das stabil läuft und Daten bereitstellt, ist kein Sanierungsfall. Eine zwei Jahre alte Anwendung, die niemand pflegt und die keine Schnittstelle besitzt, ist einer.

Ordnung hält nur, wenn jemand sie hütet. In einem mittelständischen Unternehmen ist das selten eine eigene Stelle. Es genügt eine benannte Person, die bei jeder neuen Anwendung gefragt wird, das Bild der Landschaft aktuell hält und einmal im Jahr mit der Geschäftsführung durchgeht, welche Systeme zur Entscheidung anstehen.

Diese Person muss keine Entwicklerin sein. Sie muss die Vorgänge des Unternehmens kennen und das Mandat haben, Nein zu sagen, wenn eine Abteilung ein Werkzeug einführen will, das Angaben ein zweites Mal pflegt.

Eine geordnete Systemlandschaft ist kein Zustand, der einmal erreicht wird. Sie ist eine Arbeitsweise: ein Bild, das stimmt, eine Zuordnung, die gilt, und eine Reihenfolge, nach der entschieden wird. Wenn diese drei Dinge vorhanden sind, dann werden neue Vorhaben kleiner, weil sie auf Vorhandenes aufsetzen. Wenn sie fehlen, dann beginnt jedes Vorhaben mit derselben Suche nach den richtigen Daten.